特命随意契約とは？

特命随意契約とは、国や自治体が公共工事の発注や物品購入において、競争入札を行わずに特定の業者を指定し契約を締結する方式のことです。

随意契約は、競争入札と比べた時に手続きが簡素であり短時間で済む点、小規模業者でも参入しやすい点という長所がありますが、反面効率や契約の透明さには難点があるとされています。

特命随意契約の基礎知識4つ

官公庁が契約手続きを行う際、原則として競争入札を行わなければいけません。しかし、法令の規則で決められている特定の条件を満たした場合には随意契約が認められます。

次に、特命随意契約の基礎知識についてご紹介します。特命随意契約の種類、随意契約理由書の種類、性能比較表の記載について、業者選定理由書の必要性についての4つです。

特命随意契約の基礎知識1：特命随意契約の種類

特命随意契約には、特命随契、少額随契、不落随契の3種類があります。これらは、随意契約が適用される理由によって分類されます。

どれも随意契約に分類されるものですが、その条件や方式によって内容が変わります。それぞれどのようなものか確認し、理解しておきましょう。

特命随契

特命随契とは、発注者側の都合によって、特定の事業者を指定し契約を結ぶ方式のことです。単に随意契約と言う場合には、特命随契のことを指すことが多いです。

契約の性質や目的により競争入札が適さない場合や、緊急によって競争入札が不可能な場合に適用します。業者指定契約と言われることもあります。

不落随契

不落随契は、競争入札を行ったが入札者が出なかった、または落札しなかった、落札はしたが契約を結ばなかった等の理由で契約できず、再び公告入札を実施する時間がない場合に行われる随意契約です。

入札の場合、公示から契約、納品までに時間がかかります。そのため、再度入札を実施していたら納期に間に合わない時などに適用されます。

少額随契

少額随契とは、予定価格が少額である場合に、2社以上の業者から見積書を取って契約者を決める方式のことです。

その目的は、事務の簡素化です。入札方式にはとても時間と労力を使います。そのため、金額が少額の場合は入札手続きを省略できる少額随契方式を用いています。

特命随意契約の基礎知識2：随意契約理由書の種類

少額随意契約や競争性のない随意契約を行う場合、その業者を選んだ選定理由が必要となります。随意契約理由書とは、その随意契約を締結した理由を書いた書類のことです。

随意契約理由書は書類の呼び名も様々であり、組織や慣習によって書き方が異なり決まった様式はありませんが、最低限記載をしなくてはならない項目がいくつかあります。

機種選定理由書

機種選定理由書に書くべき項目は、使用目的、必要とする条件や性能等、選定理由の3つです。

使用目的とは、「なぜ、この物品の購入が必要なのか」という購入目的のことです。例えば研究用の機器であれば、研究の目的と購入物品を必要とする理由（使用目的）を記載します。

必要とする条件や性能等は、「どのような性能が必要なのか」ということです。また「なぜ、この性能が必要なのか」という理由も記載します。

選定理由には、選定した物品が必要とする条件や性能等に合致しており、これが目的に適合したから選定した、という内容を書きます。その際、いくつかの機種の性能を比較した比較表などをつけることもあります。

業者選定理由書

複数メーカーの機種を選んだ場合は販売する会社も複数あり、販売会社が1社に限定されるということはありません。この場合は、業者選定理由書は不要です。

しかし、必要な条件（性能）を満たしている機種がひとつしか存在せず、かつ購入できる販売者が1社しか存在しない場合、競争性のない随意契約とみなされるため、業者選定理由書の作成が必要となります。

機種選定と業者選定をまとめた随意契約理由書

機種選定理由書と業者選定理由書を分けずに、ひとつの選定理由書にまとめて随意契約理由書を作成することもあります。

例えば、製造メーカーが1社しかない特殊な機器で、かつそのメーカーが代理店制度を設けず直接販売しており、修理などのアフターケアも他社では不可能な場合があります。

この場合は、メーカーから十分に説明を聞き、過去の契約実績等も調査します。他の官公庁でも競争性がないと判断され随意契約を締結しているのか、購入実績の照会を行います。

その結果、本当に1社で独占して契約していると判断された場合に、随意契約理由書を作成します。

特命随意契約の基礎知識3：性能比較表の記載の仕方

性能比較表は、性能の具体的な数値を表形式で明記して、性能に対する判定を記載した書類です。

必要とする性能を表の左側に縦に列挙し、横に機種を並べ必要とする性能を満たしているのか、カタログなどから数値を転記して確認をします。この時、機種はできるだけ複数メーカーから選ぶ方が望ましいです。

この性能表を基に、必要とする性能をすべて満たしている機種を選定します。複数の機種が選定される場合も、適応する機種がひとつだけの場合もあります。

特命随意契約の基礎知識4：業者選定理由書の必要性

一般競争入札の場合は、複数の企業から最も有利な条件の企業を選んで契約をします。契約をした理由は最も安いからであり、安いところと契約したという理由に説明の必要はありません。

一方、競争性のない随意契約の場合、最初から1社と契約をするものなので、契約方式の原則である入札や見積もり合わせなどを行いません。そのため、なぜその企業を選んだのか、という理由が見積もりを見ても分かりません。

そこで、なぜその企業と契約したのかという理由をはっきりとさせる業者選定理由書が必要となるのです。

特命随意契約の注意点4つ

官公庁は公共工事の発注や物品購入の際には、原則として入札方式を用います。それに対し、特命随意契約は競争を伴わない契約になります。

随意契約はあくまで契約方式の例外にあたるため、随意契約を行う際にはいくつかの点に注意する必要があります。次に、それらの注意点についてそれぞれご紹介します。

特命随意契約の注意点1：一般競争入札との相違点

一般競争入札とは、入札情報を公告して、不特定多数の希望者の中から、発注機関にとって最も有利な条件の提示をした企業と契約をする、という方式のことです。

一方、随意契約は競争の方法を取らず、発注機関が特定の企業を任意に選定し、直接契約を締結するという方式になります。

一般入札は透明性には優れていますが、随意契約の手続きに比べて手続きが煩雑で業務量がとても多く、手続期間も長くかかります。そのため、物品購入契約であれば160万以下の少額の場合、事務簡素化のために随意契約を可能としています。

特命随意契約の注意点2：随意契約理由書を必要とする理由

官公庁が物品を購入する場合、その財源は国民からの税金で賄われています。税金は、使用目的や使用方法について常に説明責任が求められています。

特に契約の手続きについては、官公庁が特定の企業と契約し代金を支払うので、なぜその企業と契約するかを具体的に説明する必要があり、その説明資料として随意契約理由書が必要となります。

随意契約理由書は、価格競争の結果契約の相手を選んだわけではなく、特別な理由により競争性の排除をしていることついて説明しているのです。

特命随意契約の注意点3：「少額随意契約」と「随意契約」の相違点

少額随意契約は、予定価格が少額な契約の場合に事務手続き簡素化のために入札を省略するという方式です。

この少額随意契約には、事前に2人以上の者から見積書を取る「見積もり合わせ」が必要であり、競争性のあることが前提です。

一方随意契約は、競争性のない随意契約のことを言います。少額随意契約と随意契約の違いは、競争性があるかないか、つまり契約の相手が複数いるかいないか、という点にあります。

特命随意契約の注意点4：「競争を許さない場合」とするケース

予算決算及び会計令では、競争性のない随意契約を「競争を許さない場合」としています。

「競争を許さない場合」とは、明確な意思があり、最初から入札を行わないことです。明確な意思を持つだけの何らかの理由があり、その理由に基づいて契約の相手方1社とのみ、契約手続きを行います。

具体例としては、製品の製造技術など特許権を持っている場合です。特許が認められれば20年間市場での独占が認められます。特許権を有している企業が代理店経由での販売を認めず直接販売している場合などに随意契約を行います。

特命随意契約を正しく理解しましょう

特命随意契約とは、官公庁が公共工事を発注したり物品を購入したりする際に、入札を行わずに特定の業者と契約を締結する方式のことです。官公庁は契約手続きを行う際、原則として入札を行わなければなりませんが、特定の条件にあたる場合は随意契約が認められます。

随意契約は競争性がない契約方式となるので、なぜその機種を選定したのか、なぜその業者を選定したのかなどを明記した随意契約理由書が必要になります。

官公庁の契約方式の原則は入札です。特命随意契約は特別な条件を満たしたときに認められる方式ですので、条件や注意事項を正しく理解しましょう。