現場監督が工事備品の発注書を書く時に気を付けたいこと【期間設定編】

工事備品の発注も現場監督の仕事の1つですが、発注書をしっかりと書かないと後々重要なトラブルにつながることがあります。
今回は現場監督が工事備品の発注書を書く際に気を付けたいこととして、期間設定方法に注目してご紹介します。

期間設定が重要な理由

工事備品を発注する際に必要となる備品発注書を記載し管理するのも、現場監督の大切な仕事です。
備品発注書は受注側と発注側の間で結ばれる簡易的な契約書のようなもので、記載される内容に応じて取引が行われます。
記載される内容が曖昧だと、必要な時期に備品がないなどのトラブルにつながったり、いざと言う時に不利になったりすることがあるので、意思表示を明瞭にしておかなければいけません。

備品発注書には、注文先や受注日、受注内容、納品の期限、納品方法、金額、支払い方法、支払い期日などの情報が記載されます。
その中でも納品の期限を明らかにしておくことは、主に2つの点で重要です。

まずは施工計画をスムーズに進めるためです。
様々なステップが入り込む建設過程では、必要な時に備品が届いていないと次のステップに作業を進めることができません。
次に受注先との解釈の齟齬をなくすためです。
事前にはっきりと納期を示しておくことで、受注先も計画が立てやすく事前準備ができるようになります。

備品発注の期間設定は発注方法に依る

工事備品の発注を行う際に設定する納品の期間は、発注方法によっても異なることを意識しておきましょう。
発注方法には主に3つのシナリオが考えられます。

まず初めに、いつも決まった業者に発注を依頼する方法です。
決まった業者に決まった備品を発注する場合には、大体どちらもどのぐらいの期間設定で納品できるのかを把握できます。
そのため工事備品発注の期間設定も通常通りの期間に沿って記載することが可能です。

次に、備品を見積もり合わせによって発注する方法です。
備品を見積もり合わせによって発注する場合、複数の業者に依頼してから受注先を選定するため、通常よりも備品受け取りの期間が長くなります。
発注書の期間設定は、競合する業者によっても異なり、選定する際の目安とします。

最後に、備品を性能やクオリティを重視して発注する場合です。
希望条件を満たす備品を生産できる業者を選んだ後、その業者によっては納品に長い期間設定が必要となる場合もあります。

発注の期間設定は長期計画の中で

工事備品の発注は、短いスパンで考えてはいけません。
備品の準備はすぐにできるものでもなく、工事の全体の計画の中で発注の時期設定を行う必要があります。
また業者の多忙時期によっても納期が長引く場合もあるので、事前に相談してどのぐらいの納期が必要なのかを把握しておきましょう。

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