パソコンのファイルを探すのは時間の無駄!賢いデータ・ファイルの整理術!
多くのデータやファイルを管理しなくてはいけない工事現場。
パソコン内でどのようにして管理していますか?
ただデスクトップに保存しておくだけでは、思わぬミスを招いてしまうかもしれません。
そこで現場監督が行いたいパソコンのファイル整理術をご紹介します。
この記事でわかること »
ファイル管理の重要性
現場監督は日々膨大な図面や工事の書類を管理しなくてはいけません。
ただそれを漠然と管理していては、必要な時に必要なファイルをすぐに出せずに時間を浪費してしまいます。
まずは書類にきちんとタイトルを付けて、整理分類しましょう。
そしてそれを現場内で共有できる体制を作ることが大切です。
そうすることで日々のコミュニケーションの齟齬がなくなり、スムーズに打ち合わせをすることができます。
また適切なタイトル付けができていれば、パソコン内で簡単に検索して見つけることができます。
またファイル管理をすることによって、紛失などミスの防止に繋がります。
きちんと管理していれば、誤って削除や上書きしてしまったなどの事故を防ぎやすいからです。
パソコンファイル管理の基本
日々増えていく工事の書類をパソコンで管理する時はまず日付を付けましょう。
また何回も編集する可能性のある書類は、新たに名前を付け直した方がリスク回避になります。
さらにそれを共有ソフトで見た人が、「これはまだ編集中なんだな」ということも分かりやすくなります。
また工事は図面や書類など様々なデータが混在します。
そのため画像は画像、書類は書類といった風に管理しておくと、後でデータが探しやすくなります。
またそれらのデータはクライアントや現場ごとに管理しておけば、他の人でも探しやすいでしょう。
さらにファイル名にはできるだけキーワードを入れておきましょう。
日付、現場名、打ち合わせ回数、場所などを入れておけば後から検索しやすくなります。
そしてつい作ってしまいがちな「その他」フォルダを作ることはやめましょう。
何を入れたのか分からなくなってしまいがちなので、後から探すのにとても時間がかかります。
ファイル管理はミス防止のためにも必要
日々の業務が忙しく、つい疎かになりがちなファイル管理ですが、きちんと管理しておかないと現場全体のミスに繋がります。
会社内でファイルの名前付けに関する法則を作っておき、それを共有しましょう。
そうすれば後から見た人でも何のファイルかが分かりやすいため、ミスや紛失を防ぐことに繋がります。
最初は意識しないとなかなかできませんが、慣れてしまえば自然に行えるようになります。
ぜひ会社内でルールを作り、作業を効率化させましょう。
編集部
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