今更聞けない！！今まで全然メールを使ってなかった？？ これだけは知っておきたいメール機能①

ネット社会と呼ばれるようになり、メールやパソコンという物がかなり身近な存在になりました。けれど中には今まで飲食店やアパレルで働いていたりとまったくパソコンに触れる機会がなかったという人もいると思います。
今更メールのことなんか聞けない！！という方にこれだけは知ってほしいメールの機能をご紹介したいと思います。

【署名】

メッセージの最後に社名や部署、名前等が記入されてあるのを見たことがありませんか？そしてこれを毎回入力していると思っていませんか？
毎回入力されていた方には朗報です。この署名は自動で入力できるように設定ができます。
メールのホーム画面左上のファイル→オプションから設定可能です。

【取り消し・再送】

メールに慣れてないうちはやってしまいがちな送り間違え。そして多いのが
「添付資料をご確認お願いします」
とメール内で自ら言いながら添付を忘れてしまうというものです。あるいはBCCで関係者にも送るつもりだったのに、CCに入れてしまったという時です。
そんなときも慌てなくて大丈夫です！！メールには取り消し機能があります！！送ったメッセージを開いてファイル→取り消しが出来ます。覆水盆に返らずといいますがメールに限っては盆に返ることができます。
世の中、厳しい人も多いです。ちょっとしたミスでも怒る人もいますし、機密情報の取り扱いに関してもかなりうるさく言われます。間に合うなら慌てず取り消しをしましょう！！

【開封通知】

たまにあるのですが、電話が掛かってきて「今送ったメールですけどどうしますか？」
と本当に送った瞬間に電話してくる人がいます。新入社員の人などに多いですが、こちらも24時間パソコンの前にしがみついて、常にメールチェックしている訳ではありません。
一般的によほど緊急の用事や気心知れた取引先でも無ければ、メールを送って少なくとも30分～1時間ぐらいしてから「先ほどのメールですがご確認いただけましたか？」というような流れだと思います。
そういった気遣いという意味でも、開封通知という機能を使いましょう。これはLINEでいうところの既読の機能です。メールでも相手が開封すると「見ましたよ！」と自動で「開封通知」というメールが届きます。この機能を使えば、相手がメールを見たタイミングが分かるので、話がスムーズに進むかと思います。

筆者：藤田宏輝