新人施工管理が直面する書類の壁とは

施工管理とは、「電気工事・土木工事・管工事等の工事現場における施工の全体管理を行う仕事」の事です。
具体的な業務としては、施工計画の策定・原価管理・安全管理・品質管理・工程管理・スタッフ手配等様々あります。
現場監督と混同されがちですが、現場監督はその名の通り、工事現場における指揮を執るのがメインの業務です。
つまり、施工管理は工事全体の管理、現場監督は工事現場の管理と言う事です。
しかし、実際の現場では施工管理が現場監督を兼ねている事が多くあります。
新人施工管理は膨大な施工管理業務及びそれに伴う書類について覚えなければなりません。
そして、新人施工管理はこの書類の壁に直面する事になります。
書類の壁とは、「施工管理業務の種類が膨大な事に伴って書類の種類も膨大な事」を指します。

新人施工管理が理解すべき書類3選

新人施工管理が直面する書類の壁が書類の種類の膨大さとご紹介してきました。
しかし、どのような種類の書類があるのかを予め理解しておければ、心構えが出来る事はもちろん、実際に書類の壁に直面した際に様々な対処が出来ます。
ここからは新人施工管理が理解すべき3つの書類についてご紹介していきます。
3つの書類とは、「施工契約、施工予定（計画）、施工記録に関する書類」の事です。

1：施行契約に関する書類

新人施工管理が理解すべき書類の1つ目は、「施工契約に関する書類」です。
施工契約に関する書類とは、「施工前・施工中・完成後と工事期間全般において必要とされる契約に関する書類」の事を指します。
施工前書類は工事工程表やVE提案書や前払金請求書等があります。
施工中書類は工期延期届や建設機会借用書並び返納書や指定部分完成通知書等です。
完成後書類は完成通知書や引渡書、完成代金請求書です。
必要とされる書類は工事のタイミングによって異なりますのでしっかりと理解をしましょう。

2：施工予定（計画）に関する書類

新人施工管理が理解すべき書類の2つ目は、「施工予定（計画）に関する書類」です。
施工予定（計画）に関する書類とは、「施工前に作成を行う施工の予定（計画）に関する書類」の事を指します。
主な書類は、施工計画書や総合評価計画書、ISO9001品質計画書や設計図書の監査確認資料等です。
施工の予定（計画）に関する書類の為、補足項目が付随されている書類が多く、例えば施工計画書であれば大幅な工期や材料の変更があった場合、変更施工計画書の提出が必要である事です。

3： 施工記録に関する書類

新人施工管理が理解すべき書類の3つ目は、「施工記録に関する書類」です。
施工記録に関する書類とは、「施工中に作成を行う施工状況や打ち合わせ内容を記録した施工記録に関する書類」の事を指します。
新人施工管理が現場作業時間に写真を撮り歩く事が多いですが、その写真は施工記録に関する書類に使用する為のものです。
写真を撮る理由としては、設計図や法律に従って施工している事を証明する為です。
主な書類は、各種工事打ち合わせ簿、工事履行報告書や工事事故報告書等があります。

新人施工管理が理解すべき書類の保存方法

工事に関わる書類や図面には多くの種類があります。
その中でどれをどのくらいの期間保存しておくべきなのかは、各社が規定していることが多いです。
ではどんな書類が長期保存することを義務付けられているのでしょうか。
ひとつは完成図です。
これは目的物が完成した状況を示した図です。
図面リスト、設計概要書、室内仕上表、構造概要書、設備概要図など多くの書類が必要です。
そして発注者との打ち合わせ記録と、施工体系図も必要となってきます。
完成図と発注者との打ち合わせ記録の内容については各社の判断に任されています。
また発注者から直接工事を請け負った場合は、完成図と打ち合わせ記録のみで良いとされています。
保存期間は請け負った工事ごとに変わりますが、基本的には目的物の引き渡しから10年間とされています。
他には建築士法第24条第2項で保存するように定められた書類もあります。
配置図、各階平面図、2面以上の立面図、2面以上の断面図、基礎伏図、各階床伏図、小屋伏図、構造詳細図、構造計算書などです。
これらは図書を作成した日から15年間保存しなければいけないとされています。

電子保存も可能

また完成図や発注者との打ち合わせ記録、施工体系図は保存する際に電子保存が認められています。
これには条件があり、HDなどで10年間保存できること、必要に応じて紙面で表示できることが挙げられます。
その際紙原本をどうするかは明確に決められておらず、各社の判断に任せられています。
ただし電子化された文書は保管状況により再現不可能になることが考えられます。
そのため3年に一度は記録媒体のチェックが義務付けられているので注意しましょう。
その際には記録媒体をドライブ装置につなぎ、エラーレート検出を行います。
電子化は省スペースにもなり便利ですが、各社で取り扱いが違いますので、新人現場監督は必ず確認しましょう。

新人施工管理が書類作成に必要なスキル

新人施工管理が書類作成に必要なスキルは「パソコンスキル」です。
パソコンが普及する以前はワープロで、それより以前は和文のタイプライターやボールペンでの手書きで書類作成を行っていました。
現在は申請書や届け等はもちろんの事、手書きだった図面等もパソコンで作成を行っています。
具体的にはExcel（表計算ソフト）とCADについての知識やスキルが必要です。
それではそれぞれどのくらいのレベルが必要なのか等についてご紹介していきます。

Excel（表計算ソフト）

現在、国土交通省が求める「営繕工事における工事関係図書」には図面や写真を含め91種類の書類があり、図面や写真以外の書類の様式はExcelファイルとして公開されています。
その為、新人施工管理にとってExcel（表計算ソフト）のスキルは重要になってきます。
作成を行う書類の幅は、表の数値を上書きするだけの書類から、図や写真を挿入する書類等と幅広いです。
その為、実際に必要なレベルとしては、「基本的な使い方ができる事や、簡単な関数の入力、表の作成等」となります。
主に使用する関数は、SUM関数・DATE関数・VLOOKUP関数等です。

CAD

平成10年頃まで図面は手書きで作成を行っていましたが、10年後の平成20年頃からは図面の作成はCADに変わりました。
また、ノンスケールの簡単な図面なら、Excel（表計算ソフト）で簡単に作図出来ますが、正確な縮尺で作図しなければならない時にはCADでの作図が必須です。
その為、新人施工管理にとってCADのスキルは必要不可欠になってくるでしょう。
実際にCADを使用する場面としては、図面の作成やトレース、修正が挙げられます。
必要なレベルとしては、「基本的な使い方や図面が作成出来る事」です。
CADオペレーターのように高度なスキルは要しませんが、高度なスキルがあれば仕事をする上でも役立つでしょう。

新人施工管理が書類を作成するときのコツ3選

ここまでは新人施工管理が理解すべき書類や保存方法、必要なパソコンスキルについてご紹介してきました。
書類作成に必要な情報は揃いましたので、あとは実際に作成するだけです。
しかし、初めての作成となれば、どこから手をつければ良いのかがわからないものです。
ここからは実際に書類作成をするときの3つのコツについてご紹介していきます。
コツとは「一覧や目次から作成、工事写真を撮り忘れない、契約関係書類に注意」の3つです。

1：一覧や目次から作る

新人施工管理が書類を作成するときの1つ目のコツは、「一覧や目次から作る」事です。
一覧や目次から作るとは、「全体の流れを把握する」と言う事です。
施工計画書を例にすると、施工計画書には工事概要や計画工程表、施工方法や安全衛生、緊急時の体制及び対応等の多岐に渡る事項を記載しますので、全体の流れを把握していないと記載する事が出来ません。
全体を把握したら、一覧や目次を作ります。
作成する事で自分自身の頭の中の整理を行いましょう。
そして、作成した一覧や目次を基に書類を作成していきます。

2：工事写真の撮り忘れに注意する

新人施工管理が書類を作成するときの2つ目のコツは、「工事写真の撮り忘れに注意する」事です。
理由は、先述したように、工事現場では設計図や法律に従って施工している事を証明する為に工事中の進捗状況を事細く写真に撮って、記録として残しているからです。
写真を撮る箇所は、作業前や職人の作業状況、搬入材料や工具及び器具のほか、作業風景や作業後（出来形）等と多岐に渡ります。
そして、これらの写真は整理して保管はもちろんの事、場合によっては書類に貼付します。

3：契約に関する書類に注意する

新人施工管理が書類を作成するときの3つ目のコツは、「契約に関する書類に注意する」事です。
契約に関する書類は監督職員が必ず作成しなければならないものは少なく、会社の人による代理作成が許可されている書類があります。
施工管理の業務量が多い為、監督職員が作成する必要がある書類以外は会社の人に代理作成を依頼する事がありますが、社内状況によっては自ら書類作成を行わなければなりません。
特に施工中に必要な契約に関する書類となれば、工事現場での作成になる事を念頭に置いておきましょう。

新人施工管理は徐々に書類作成方法を覚えよう

新人現場監督が覚えておきたい書類についてご紹介しました。
しかし作成する書類は膨大なため一度に覚えるのは難しいでしょう。
作成しながら徐々に覚えていくのがおすすめです。
大変な仕事でも慣れればしっかりできるようになるでしょう。

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