現場監督は、クライアントや発注先企業など、社外の人とメールでやり取りする機会が多いでしょう。その際には、ビジネスマナーに則ってメールを送ることが大切です。

自分で気がついていなくても、マナー違反のメールの送り方をしている可能性もあるため、今一度確認してみましょう。ここでは現場監督がメールを送信するときのビジネスマナーについて解説していきます。

基本的なビジネスメールのマナー

ビジネスメールでは、件名の書き方と宛名、最初のあいさつ文、最後の結びの文を入れるのが一般的です。件名は、それを見ただけで何のメールなのか分かるように端的に書きます。

例えば「○○の資料送付」や「○○ビル建設工事の確認事項」のような具合です。宛名はメールの最初の部分に、会社名と所属部署名を付けて書きます。

一例を挙げると「○○建設株式会社　△△部××課　課長　建設太郎様」のような具合です。あいさつ文は、「お世話になっております。」が一般的で、その後に「株式会社○○組の××です。」のように自分の会社名と氏名を名乗ります。

結びの文は「今後ともよろしくお願いいたします。」や「お手数おかけしますが何卒よろしくお願いいたします。」などです。用件はあいさつ文の後、結びの文の前に書きます。

また、ビジネスメールでは結びの文の後に破線や実線で区切って署名を入れることが多いです。会社名や所属名付きで自分の名前を入れ、会社で使っている自分のメールアドレスと会社の電話番号や住所地を記載します。

送り先による注意点

クライアントへメールを送るとき

クライアントへのメールは、業務報告やお礼などの内容が多いでしょう。業務報告なら、あまり長々と書かず必要なことだけを分かりやすく書くことが大切です。

必要に応じて箇条書きなどを用いると良いでしょう。お礼のメールでは時間を割いてくれたことや、自社を選んでくれたことに対する感謝の気持ちを表します。

今後の意気込みなどを添えると、より良いビジネスメールになるでしょう。ミスをしてしまいお詫びのメールを送る際にはなるべく早めに送ることが大切です。

結びの文では本文に合わせて通常のメールと少し変えましょう。「今後このようなことがないように、努めていく所存です。今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。」のような具合です。

発注先へメールを送るとき

現場監督は工事の一部を下請け業者に発注する機会が多いです。自社はお金を払う側ですが、傲慢な態度になってしまわないように注意しましょう。

また、相手が発注先であっても、くだけた表現のメールはマナー違反になります。文章の表現は基本的に敬語を使い、クライアントに送る場合と大きく変わりません。

ビジネスメールでのマナーを守れないと信用されなくなる

ビジネスメールでマナーを守れていないと、相手から信用されなくなることもあります。メールでの基本的なビジネスマナーを理解した上で、テンプレートを使って書くのが望ましいです。

また、送信前に一度読み返してみると、行き違いなどのミスを防止できます。