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【現場監督】気を付けたい正しいメール敬語の使い方「上司編」

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公開日時 2023.03.15 最終更新日時 2023.03.15

手紙や印刷物に比べ、ややカジュアルなイメージのあるメールですが、会社の中で使うビジネスメールであれば、敬語は正しく使えなければなりません。今回は、上司にメールで仕事のフローを確認する際のメール作成方法をご紹介します。

ビジネスメールは問題ないという方も、正しい敬語に自信がない方もあらためて上司に使う敬語について確認してみましょう。

敬語の基本を見直そう

敬語を大きく分類すると、尊敬語、謙譲語、丁寧語の3つに分けられます。尊敬語は相手を敬う言葉で、謙譲語は自分をへりくだした言い方です。

例えば、「見る」の尊敬語は「御覧になる」であり、謙譲語は「拝見する」となります。いずれも目上の相手に対して用いる言葉ですが、上司に資料を見てほしいときに「御覧ください」は正しい敬語ですが、「拝見してください」は誤った用法になります。

また、敬語を重ねて使う二重敬語にも注意が必要です。資料を見たかどうかを確認したい場合には、「御覧になられましたか」ではなく、「御覧になりましたか」が正しい敬語となります。

同様に、謙譲語の場合も「拝見させていただきました」は誤りで、「拝見いたしました」が正しい用法となります。また、敬語ではありませんが、「恐れ入りますが」、「お手数ですが」などのクッション言葉を添えると相手への配慮を表すことができ、より丁寧で柔らかな表現となります。

上司へのメールの注意点

上司へのメールの注意点

上司へメールを送付する際は、メールの件名に何についての用件なのかがわかるように、具体的に「〇〇の件」と記載します。書き出しは、「〇〇様」と上司の名前を書き、改行をします。

「お疲れ様です」は、本来は上司に使っても問題のない表現ですが、上司に対してこの言葉が使いにくいような場合は、「お忙しいところ失礼いたします」といったようなフレーズを使うと良いでしょう。では、仕事のフローの確認を依頼する内容の例文をご紹介します。

「〇〇様
お忙しいところ失礼いたします。
今回の〇〇案件の業務フローを作成いたしました。
別添えにて送付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
修正が必要な個所がございましたらご指導ください。
ご多用のところ恐れ入りますが、〇日までにご返答をいただけますでしょうか。
ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。」

正しい敬語と配慮で評価もアップ?

上司へメールを送る際には、失礼のないように正しい敬語を使うことはもちろん、忙しい状況を鑑み、長文になりすぎずに簡潔な内容のメールを送ることも大切です。クッション言葉を上手に使って、上司への配慮を忘れない丁寧なメールを送るように心がけましょう。

正しく敬語を使うことは社会人として必要なスキルの一つでもあり、読んでいて気持ちの良い好印象のメールは、上司からの評価を上げることにつながるかもしれません。

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